Stellen Sie sich vor, der Kapitän eines großen Schiffes fällt mitten auf hoher See von einer Sekunde auf die andere aus. Niemand auf der Brücke weiß, auf welchem Kurs das Schiff genau fährt, wo der Schlüssel zum Tresor liegt oder wer eigentlich berechtigt ist, den Funkverkehr zu bedienen. Genau dieses Schreckensszenario droht unzähligen kleinen und mittleren Betrieben jeden Tag.
Wir alle hoffen auf einen langen, gesunden Lebensabend und eine geplante, schrittweise Übergabe an die nächste Generation. Doch das Leben hält sich nicht immer an unsere Wunschvorstellungen. Ein plötzlicher Unfall, ein schwerer Herzinfarkt oder eine andere unerwartete Krise können die lenkende Kraft eines Unternehmens sofort aus dem Spiel nehmen. Wenn für diesen Ernstfall nicht umfassend vorgesorgt wurde, gerät das gesamte Unternehmen innerhalb weniger Tage in höchste Gefahr.
Ein betrieblicher Notfallplan ist daher keine Schwarzmalerei, sondern die grundlegendste Pflicht gegenüber Ihrer eigenen Lebensleistung. Denn ohne einen solchen Plan stehen die Mitarbeiter von heut auf morgen auf der Straße.
Das verheerende Machtvakuum
In sehr vielen eigentümergeführten Betrieben laufen sämtliche Fäden bei einer einzigen Person zusammen. Der Inhaber oder die Inhaberin kennt alle Passwörter, pflegt die vertraulichsten Kundenkontakte und hat als einzige Person die Vollmacht über die Firmenkonten. Fällt diese Schlüsselperson unvermittelt aus, entsteht ein völliges Machtvakuum. Gehälter können plötzlich nicht mehr überwiesen werden, weil niemand Zugriff auf das Bankkonto hat. Wichtige Verträge mit Lieferanten können nicht unterzeichnet werden und offene Rechnungen bleiben unbezahlt. Die Handlungsfähigkeit des Unternehmens ist schlagartig blockiert. Ohne klare, rechtlich bindende Regelungen müssen im schlimmsten Fall erst Gerichte einen Sachwalter bestellen. Bis dieses bürokratische Verfahren abgeschlossen ist, hat ein gesunder Betrieb bereits unwiederbringlichen Schaden genommen oder ist gar in die Zahlungsunfähigkeit geschlittert. Mit einem Notfallordner kann das nicht passieren.
Die schriftliche Vertretungsbefugnis
Der wichtigste Baustein einer verantwortungsvollen Vorsorge ist die glasklare Klärung der Stellvertretung. Es muss schriftlich und rechtlich bindend festgehalten sein, wer das Unternehmen in Ihrer Abwesenheit leiten darf. Diese Person muss nicht nur das Vertrauen der Familie genießen, sondern auch mit weitreichenden Bankvollmachten und handelsrechtlichen Vollmachten ausgestattet sein. Es reicht nicht aus, diese Wünsche nur mündlich am Küchentisch zu äußern. Die Banken und Behörden verlangen rechtsgültige Dokumente. Besprechen Sie diese Vertretungsbefugnisse offen mit den ausgewählten Personen, damit diese im Ernstfall genau wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Grenzen für ihre Entscheidungen gelten.
Der Notfallkoffer für die Praxis
Neben der rechtlichen Vertretung benötigt das Unternehmen einen praktischen Leitfaden für die ersten Tage und Wochen der Krise. Dieser oft als „Notfallkoffer“ bezeichnete Ordner sollte alle überlebenswichtigen Informationen bündeln. Dazu gehören sämtliche Zugangscodes für Computersysteme, Alarmanlagen und elektronische Bankzugänge. Ebenso wichtig ist eine Übersicht aller laufenden Verträge, der wichtigsten Ansprechpartner bei Lieferanten und Großkunden sowie der zuständigen Fachberater für Steuern und Recht. Auch Verstecke für wichtige Schlüssel oder Tresorzugänge müssen hier vermerkt sein. Dieser Ordner muss an einem sicheren, aber für die Vertrauensperson zugänglichen Ort hinterlegt werden, beispielsweise bei einem Notar oder in einem Bankschließfach.
Private und betriebliche Vorsorge trennen
Ein häufiger Fehler ist die Vermischung von privaten und betrieblichen Anordnungen. Eine Vorsorgevollmacht für Ihre privaten gesundheitlichen Angelegenheiten ist zwar unerlässlich, berechtigt aber nicht automatisch zur Leitung Ihres Unternehmens. Sie benötigen getrennte und hochgradig spezialisierte Dokumente für beide Bereiche. Zudem sollten Sie gesellschaftsrechtliche Verträge daraufhin überprüfen lassen, was beim plötzlichen Ableben eines Gesellschafters geschieht. Veraltete Verträge können hier Klauseln enthalten, die das Unternehmen zwingen, hohe Abfindungen an Erben zu zahlen, was dem Betrieb sofort sämtliche Geldmittel entzieht. Das wäre endgültig der Ruin für die Firma.
Ein Beweis für echtes Unternehmertum
Die Erstellung eines solchen Notfallplanes kostet ein paar Stunden Zeit und erfordert die Überwindung, sich mit der eigenen Endlichkeit auseinanderzusetzen. Doch es ist der ultimative Beweis für verantwortungsvolles Unternehmertum. Sie schützen damit nicht nur Ihre Familie vor chaotischen Verhältnissen, sondern Sie sichern auch die Arbeitsplätze Ihrer treuen Belegschaft. Beginnen Sie noch heute damit, die wichtigsten Daten zusammenzuschreiben und suchen Sie zeitnah das Gespräch mit Fachleuten, um die rechtliche Seite wasserdicht zu machen. Auf Schicksalsschläge kann man sich nicht vorbereiten – wohl aber auf ihre Folgen.
Im nächsten Beitrag widmen wir uns der Königsdisziplin in reinen Familienbetrieben: Der familiären Sorgfaltsprüfung und wie Sie Konflikte beim Vererben und Schenken ein für alle Mal ausräumen.
